Polityka prywatności

Polityka Prywatności Usługi proNote.ai

§ 1. Wprowadzenie i Administrator danych osobowych

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników oraz innych osób fizycznych w związku z korzystaniem z usługi elektronicznej proNote.ai (dalej „Usługa”) oraz powiązanej strony internetowej (dalej “Strona”). Dokument ma zastosowanie zarówno do korzystania z samej Usługi jak i funkcjonalności Strony, niezależnie od formy dostępu.

2. Administratorem danych osobowych w zakresie niezbędnym do założenia Konta, świadczenia Usługi, rozliczeń, kontaktu oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Usługodawcy jest WEBSENSA sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 76, 00-517 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000378128, NIP: 701-028-20-73, REGON: 142806447 (dalej „WEBSENSA”, „Usługodawca”).

3. Wszelkie kwestie związane z ochroną danych osobowych należy kierować na adres  e-mail: support@pronote.ai lub iod@websensa.com.

4. Niniejsza Polityka Prywatności stanowi uzupełnienie Warunków Korzystania z  Usługi proNote.ai (dalej “Warunki Korzystania”). Definicje pojęć użytych w niniejszej Polityce mają znaczenie nadane im w Warunkach Korzystania, chyba że wskazano inaczej.

§ 2. Zakres i cele przetwarzania danych osobowych przez WEBSENSA jako Administratora

Dane osobowe użytkowników będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, reprezentantów użytkowników lub osób kontaktowych ze strony użytkowników są przetwarzane przez WEBSENSA w związku z korzystaniem z Usługi oraz Strony  w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. Zawarcie i wykonanie Umowy o świadczenie Usługi (zgodnie z Warunkami Korzystania), w tym:

• Rejestracja i zarządzanie Kontem Użytkownika.
• Świadczenie Usługi i zapewnienie jej prawidłowego działania.
• Obsługa płatności.
• Komunikacja związana ze świadczeniem Usługi (np. informacje techniczne, zmiany w Warunkach Korzystania).
• Rozpatrywanie reklamacji i zgłoszeń.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Zakres danych: Dane podane podczas rejestracji i w panelu Konta (np. imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres siedziby, adres e-mail, numer telefonu), dane dotyczące korzystania z Usługi (np. wybrane plany, historia płatności).

2. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na WEBSENSA, w szczególności w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych.

• Zakres danych: Dane niezbędne do wystawienia faktur i prowadzenia księgowości (np. dane firmy, NIP, adres, kwoty transakcji).
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Realizacja prawnie uzasadnionych interesów WEBSENSA, takich jak:

• Marketing bezpośredni własnych usług na podstawie uprzednio wyrażonej zgody.
• Zapewnienie bezpieczeństwa Usługi i Strony, przeciwdziałanie nadużyciom.
• Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
• Analiza i statystyka korzystania z Usługi i Strony w celu ich ulepszania.
• Zakres danych: Dane kontaktowe, dane dotyczące korzystania z Usługi i Strony, dane techniczne (np. adresy IP, logi systemowe).
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody, przetwarzanie danych w celach innych niż powyższe, w szczególności  w celu przesyłania informacji handlowych i marketingowych niewchodzących w zakres marketingu bezpośredniego własnych usług.

• Zakres danych: Dane wskazane w treści zgody.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit a RODO.

§ 3. Przetwarzanie danych osobowych w ramach treści Użytkownika (WEBSENSA jako Procesor)

1. w odniesieniu do danych osobowych zawartych w Treściach Użytkownika tj. wszelkich danych, informacji, nagrań audio/video, transkrypcji, podsumowań itp. wprowadzanych lub generowanych przez Użytkownika w ramach Usługi proNote.ai lub funkcjonalności dostępnych na Stronie Internetowej – Administratorem danych osobowych jest Użytkownik, a WEBSENSA pełni rolę  Podmiotu Przetwarzającego (Procesora).

2. Dane osobowe w Treściach Użytkownika są przetwarzane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika (którym jest korzystanie z Usługi zgodnie z jej funkcjonalnościami i Warunkami Korzystania , a także każdorazowe polecenie przekazanie przez Użytkownika drogą elektroniczną np. za pośrednictwem poczty e-mail. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w celu świadczenia Usługi proNote.ai oraz zapewnienia działania powiązanych funkcjonalności na Stronie.

3. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartych w Treściach Użytkownika, w tym obowiązki Stron, zakres przetwarzania, środki bezpieczeństwa, zasady podpowierzenia oraz czas trwania przetwarzania, określone są w § 8 Warunków Korzystania z  Usługi proNote.ai, dokument ten  stanowi jednocześnie Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

4. Odpowiedzialność za zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych zawartych w Treściach Użytkownika, w tym za posiadanie odpowiednich podstaw prawnych do ich przetwarzania i powierzenia WEBSENSA, spoczywa na Użytkowniku.

§ 4. Odbiorcy danych osobowych i podpowierzenie

1. Dane osobowe przetwarzane przez WEBSENSA jako Administratora, jak również dane osobowe zawarte w Treściach Użytkownika, przetwarzane przez WEBSENSA  jako Procesora, mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Podmiotom przetwarzającym dane w imieniu WEBSENSA – Podprocesorom, wspierającym świadczenie Usługi i funkcjonowanie Strony, w tym:
  
  • Dostawcy infrastruktury technicznej i usług hostingowych – m.in. Google Cloud Platform (GCP), zapewniający infrastrukturę chmurową, na której działa Usługa proNote.ai. i powiązane komponenty Strony. GCP stosuje standardy zgodności z RODO oraz posiada certyfikaty ISO 27001, SOC 2 i inne. ‍
  • Dostawcy narzędzi analitycznych, tacy jak Google Analytics, Hotjar, Pipedrive i Ahrefs – w celu analizy korzystania z Usługi i Strony oraz ich optymalizacji.
  • Dostawcy narzędzi zabezpieczających, w tym Google reCAPTCHA – w celu ochrony formularzy i zasobów Usługi oraz Strony przed nadużyciami i automatycznym spamem. reCAPTCHA analizuje zachowanie użytkownika (np. ruchy myszką, adres IP) w celu odróżnienia człowieka od bota. Zasady przetwarzania danych przez Google dostępne są pod adresem: https://policies.google.com/privacy
  • Dostawcy usług płatniczych – obsługujący procesy rozliczeń finansowych związanych z Usługą.
  • Firmy świadczące usługi księgowe i rachunkowe – w zakresie wymaganym przepisami prawa.
  • Organy publiczne – w przypadkach, gdy obowiązujące przepisy prawa zobowiązują do udostępnienia danych.

2. Lista aktualnych podprocesorów wykorzystywanych przez WEBSENSA stanowi Załącznik nr  1 do niniejszej Polityki Prywatności. Zmiany w zakresie dodawania lub zastąpienia podprocesorów są komunikowane zgodnie z procedurą określoną w Warunkach Korzystania.

3. Wszyscy podprocesorzy wykorzystywani przez WEBSENSA zapewniają odpowiednie gwarancje wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych, spełniających wymogi ROdo oraz chroniących prawa osób , których dane dotyczą. Przetwarzanie danych przez te podmioty odbywa się wyłącznie na polecenie WEBSENSA i na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 5. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Co do zasady, dane osobowe przetwarzane w związku z korzystaniem z Usługi i Strony są powierzane podmiotom mającym siedzibę w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG).

2. Jednakże, ze względu na globalny charakter niektórych rozwiązań technologicznych wykorzystywanych do świadczenia Usługi i funkcjonowania Strony (np. infrastruktura chmurowa Google Cloud Platform), dane osobowe mogą być transferowane do odbiorców zlokalizowanych poza EOG.

3. w takich przypadkach transfer danych odbywa się wyłącznie na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych, które zapewniają zgodność z wymogami ROdo oraz odpowiedni poziom ochrony danych, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony w danym państwie trzecim,
• standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

4. Szczegółowe informacje na temat transferów danych poza EOG oraz stosowanych zabezpieczeń znajdują się w Załączniku nr  1 do niniejszej Polityki Prywatności, zawierającym listę podprocesorów, o której mowa w § 4.

§ 6. Bezpieczeństwo danych

1. w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Usługi i Strony, WEBSENSA wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem.

2. Dobór zastosowanych zabezpieczeń uwzględnia aktualny stan wiedzy technicznej, koszty wdrożenia charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 32 RODO. Stosowane środki obejmują w szczególności:

• Szyfrowanie danych: dane w spoczynku są domyślnie szyfrowane z wykorzystaniem mechanizmów oferowanych przez Google Cloud Platform (np. AES-256), natomiast  dane przesyłane są chronione za pomocą protokołów takich jak TLS 1.2 lub nowsze.
• Kontrolę dostępu: wdrożona została kontrola  dostępu na rolach (RBAC) oraz zasada minimalnych uprawnień (least privilege). Dostęp do danych, w tym Treści Użytkownika, jest ściśle ograniczony do upoważnionego personelu WEBSENSA i podlega bieżącemu monitorowaniu.
• Zabezpieczoną infrastrukturę: Usługa i Strona funkcjonują w ramach infrastruktury Google Cloud Platform, która spełnia międzynarodowe standardy bezpieczeństwa i zgodności, w tym ISO 27001 i SOC 2.
• Testowanie i weryfikację skuteczności środków ochrony – systematyczna ocena stosowanych zabezpieczeń oraz ich dostosowywanie do zmieniającego się otoczenia ryzyka.
• Zobowiązanie personelu do poufności - osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w imieniu WEBSENSA zobowiązane są do zachowania tajemnicy.

§ 7. Okres przechowywania danych (retencja)

1. Dane osobowe przetwarzane przez WEBSENSA jako Administratora w związku z korzystaniem z Usługi i Strony są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Okresy przechowywania są określane następująco:

• przez czas trwania Umowy o świadczenie Usługi – w celu jej realizacji,
• po zakończeniu świadczenia Usługi – przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności prawa podatkowego i rachunkowego,lub przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (zazwyczaj do momentu upływu terminu ich przedawnienia),
• w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia,
• w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

2. Dane osobowe zawarte w Treściach Użytkownika, przetwarzane przez WEBSENSA  jako Procesora, są przechowywane przez okres obowiązywania  Umowy o świadczenie Usługi. Po zakończeniu świadczenia Usługi dane te są usuwane lub zwracane zgodnie z decyzją Użytkownika wyrażoną w Usłudze lub na jego żądanie, z zastrzeżeniem przypadków, w których dalsze ich przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez WEBSENSA jako Administratora, osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa określone w   RODO:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)- prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz do otrzymania ich kopii

2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)- prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO) – prawo do żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli nie są one już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, bądź gdy została cofnięta zgoda na ich przetwarzanie (o ile nie zachodzi inna podstawa prawna przetwarzania).

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): – prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach, np. Gdy kwestionowana jest prawidłowość danych osobowych.

5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, przysługuje prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do ich przesłania innemu administratorowi.

6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO):

• w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu  z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą.
• w przypadku przetwarzania danych  na potrzeby marketingu bezpośredniego, przysługuje  prawo do wniesienia  sprzeciwu w dowolnym momencie bez konieczności uzasadniania .

7. Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO): w zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, istnieje możliwość jej wycofania  w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, dokonanego przed jej cofnięciem. .

8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, możliwe jest złożenie skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

w celu realizacji powyższych praw (z wyjątkiem prawa do wniesienia skargi), należy skorzystać z danych kontaktowych wskazanych  w § 1 ust. 3 niniejszej Polityki Prywatności.

Uwaga: w odniesieniu do danych osobowych zawartych w Treściach Użytkownika, gdzie Użytkownik jest Administratorem Danych, żądania osób, których dane dotyczą, powinny być kierowane bezpośrednio do Użytkownika. WEBSENSA, jako Procesor, zapewnia wsparcie w realizacji tych praw zgodnie z postanowieniami § 8 Warunków Korzystania.

§ 9. Pliki cookies i technologie śledzące

1. Strona internetowa oraz Usługa mogą wykorzystywać pliki cookies i  inne podobne technologie (np. local storage) w celu prawidłowego działania oraz optymalizacji doświadczenia użytkownika. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane w pamięci urządzenia końcowego.  Wykorzystywane są następujące kategorie plików cookies:

• Cookies niezbędne – wykorzystywane w celu zapewnienia podstawowych funkcjonalności Strony i Usługi, takich jak nawigacja, uwierzytelnianie, zapamiętywanie preferencji czy obsługa formularzy; ich stosowanie nie wymaga zgody.
• Cookies analityczne i statystyczne – wykorzystywane za zgodą, w celu gromadzenia informacji o sposobie korzystania ze Strony i Usługi, m.in. poprzez narzędzia takie jak Google Analytics.
• Cookies marketingowe – wykorzystywane za zgodą, w celu personalizacji treści reklamowych i mierzenia ich skuteczności.

2. Zgoda na wykorzystywanie plików cookies innych niż niezbędne może być wyrażana i zarządzana za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami (np. baner cookie) dostępnego na Stronie. Ustawienia dotyczące cookies mogą być także zmieniane w konfiguracji przeglądarki internetowej.

§ 10. Zmiany w Polityce Prywatności

1. Niniejsza Polityka Prywatności może podlegać zmianom, w szczególności w przypadku aktualizacji przepisów prawa, rozwoju technologii, wprowadzenia nowych funkcjonalności Strony lub Usługi, bądź zmian organizacyjnych po stronie WEBSENSA.

2. Informacje o zmianach publikowane są  z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej 14 dni przed planowaną datą wejścia w życie nowej wersji dokumentu, chyba że krótszy termin jest uzasadniony. Nowa wersja Polityki Prywatności udostępniana jest na Stronie, a w razie potrzeby również poprzez powiadomienie e-mailowe powiązane z Kontem Użytkownika.

3. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. w zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką Prywatności zastosowanie znajdują  przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz inne obowiązujące przepisy prawa polskiego i europejskiego.

2. Niniejsza Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 6 czerwca 2025 r.

Załączniki:

• Załącznik nr 1 do Polityki Prywatności Usługi proNote.ai