1. Bezpieczeństwo danych, to nie tylko formalność

W badaniach jakościowych mamy do czynienia z wrażliwymi danymi, to nie tylko dane osobowe, ale również opinie, preferencje zakupowe, emocje i historie życiowe uczestników. Nawet jeśli nie zawierają imienia i nazwiska, często pozwalają na identyfikację osoby lub firmy, zwłaszcza gdy są zestawione z innymi danymi kontekstowymi.

Bezpieczeństwo danych to dzisiaj jedno z kluczowych kryteriów przy wyborze dostawcy usług badawczych. Coraz więcej klientów oczekuje od agencji i freelancerów nie tylko wysokiej jakości analiz, ale także pełnej odpowiedzialności za ochronę danych na każdym etapie projektu.

Co istotne, ryzyko nie pojawia się tylko na etapie zbierania danych, ale znacznie częściej w późniejszym przetwarzaniu:

• gdy przesyłasz nagrania przez publiczne serwisy typu WeTransfer,
• gdy pliki trafiają do „folderu współdzielonego” bez hasła,
• gdy zespół korzysta z narzędzi, które nie oferują szyfrowania i kontroli dostępu.

2. Czy dane z badań jakościowych podlegają RODO?

Odpowiedź jest prosta: tak, i to bez wyjątku.
RODO dotyczy każdej sytuacji, w której przetwarzasz dane pozwalające zidentyfikować osobę – także pośrednio. W praktyce oznacza to m.in.:

• konieczność zapewnienia kontroli dostępu do plików,
• przechowywanie danych w bezpiecznym środowisku,
• umożliwienie ich trwałego usunięcia (prawo do bycia zapomnianym),
• przestrzeganie zasad zgody i anonimizacji.

Jeśli pracujesz z nagraniami wywiadów, to właśnie Ty – jako badacz lub zleceniobiorca – jesteś administratorem lub procesorem tych danych i odpowiadasz za ich bezpieczeństwo przed prawem.

3. Transkrypcja zgodna z RODO – na co zwrócić uwagę?

Automatyczna transkrypcja przyspiesza analizę, ale niesie ryzyko. Szczególnie jeśli dane przetwarzane są w niezweryfikowanym środowisku, a Ty tracisz kontrolę nad tym, gdzie i jak są przechowywane.

Dlatego warto:

• unikać darmowych narzędzi z niejasną polityką prywatności,
• sprawdzać, czy system szyfruje dane (TLS, AES),
• upewnić się, że dane są przechowywane w UE – najlepiej w Polsce,
• wybrać platformę, która umożliwia usunięcie danych jednym kliknięciem.

Co gorsza – raz udostępnione dane w chmurze poza UE mogą krążyć w systemach, z których nigdy nie zostaną całkowicie usunięte.

Nie każda platforma do transkrypcji spełnia wymogi RODO – a to Ty odpowiadasz za dane respondentów.

4. Gdzie trafiają Twoje dane? Rola lokalizacji centrum danych

Lokalizacja fizyczna serwera to jeden z najbardziej niedocenianych aspektów bezpieczeństwa danych. Jeśli pliki trafiają na serwery poza UE (np. do USA), mogą podlegać lokalnym przepisom, takim jak Cloud Act, które umożliwiają służbom dostęp do danych – często bez wiedzy właściciela konta.

Nawet jeśli podpiszesz NDA ze zleceniodawcą, to bez wiedzy o tym, gdzie i jak przechowywane są dane, nie zabezpieczysz ani siebie, ani projektu.

Wybieraj więc narzędzia, które oferują:

• hosting danych w Polsce (lub innym kraju UE),
• pełną zgodność z RODO i certyfikację ISO,
• jasne informacje o dostawcach technologii i miejscu przetwarzania danych.

5. Bezpieczna platforma badawcza – lista kontrolna

Przy wyborze narzędzia do analizy danych jakościowych warto zadać sobie pytanie:
czy powierzył(a)bym temu narzędziu dane moich respondentów?

Sprawdź, czy narzędzie oferuje:

• szyfrowanie danych (TLS 1.3, AES-256),
• hostowanie danych w Polsce lub UE,
• możliwość nadawania ról i ograniczania dostępu,
• umowę powierzenia danych, NDA, pełną dokumentację,
• trwałe usuwanie danych na żądanie.

Szyfrowanie TLS 1.3 i AES-256 to uznane, najnowsze standardy ochrony danych – wykorzystywane wszędzie tam, gdzie bezpieczeństwo informacji jest kluczowe.

6. Jak robi to proNote Research?

proNote Research to platforma badawcza online zaprojektowana z myślą o bezpieczeństwie danych na poziomie korporacyjnym. Narzędzie chroni informacje respondentów i zespołów badawczych na każdym etapie projektu – od przesyłania, przez analizę, aż po archiwizację.

proNote Research oferuje m.in.:

• szyfrowanie wszystkich danych (TLS + AES),
• przechowywanie danych wyłącznie na serwerach w Polsce,
• precyzyjny system zarządzania dostępem dla zespołu badawczego,
• łatwe usuwanie danych po zakończeniu projektu,
• jasną komunikację zasad przetwarzania danych – ułatwiającą klientom ocenę ryzyka i zgodności z ich politykami bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Zarządzanie bezpieczeństwem danych w badaniach jakościowych to nie tylko spełnianie wymogów formalnych – to element odpowiedzialnej praktyki badawczej. Wybierając narzędzie, które spełnia standardy, chronisz nie tylko dane, ale i swój zespół oraz reputację.

💡 Zadbaj o bezpieczeństwo danych w swoich projektach – wybierz platformę badawczą, która rozumie realia branży i potrzeby badaczy.

➡️ Sprawdź, jak proNote pomaga analizować dane jakościowe bez obaw o bezpieczeństwo: https://research.pronote.ai.